Chargé(e) de projet évènementiel Hall32 (H/F)

Clermont-Ferrand (63) – CDI

Vous êtes titulaire d’un bac + 2 et avez au minimum 3 années d’expériences dans le domaine de l’évènementiel d’affaire, du commerce et/ou relation client.

Positionnement : Sous la responsabilité de la Responsable Communication & Evènementiel

Statut : CDI -Non Cadre – temps plein (35h) – Poste matin (7h30 – 15h30 / 1h pause repas) ou après-midi (10h30-18h30 / 1h pause repas) à définir selon planning à la semaine – horaires parfois décalées, vous serez amené à travailler certains Week end et ou le soir.

Niveau de salaire : 25 000 K € à 30 000 K€ brut annuel

L’entreprise

2ARAMI association de partenaires industriels et institutionnels de la région, développe le centre HALL 32 réponse territoriale ambitieuse face aux défis d’adaptabilité des industries et des emplois de demain.

Ce nouvel espace, ouvert au public et aux entreprises, est dédié :

  • à l’information sur les métiers de l’industrie,
  • à l’aide à la construction de parcours,
  • à la formation initiale,
  • à la formation continue,
  • à du transfert technologique à destination des entreprises.

Rejoignez notre équipe pluridisciplinaire, issue des entreprises et institutions partenaires, pour devenir notre Chargé(e) de projet évènementiel Hall 32 sous la responsabilité de notre Responsable Communication & Evenementiel.

Les missions

Accompagnement client :

  • Prendre en charge les nouvelles demandes
  • Elaborer les propositions commerciales et suivre la négociation de celles-ci
  • Assurer le suivi : relances, réception des acomptes…
  • Organiser et veiller au bon déroulement des visites clients et de repérage
  • Participation aux réunions de lancement et de cadrage de différents projets,

S’assurer de la qualité de prestations fournies

  • Fluidifier le montage de l’évènement
  • Gérer le retour d’expérience sur mesure de la satisfaction client

Organisation et administration

  • Mettre à jour la base de données clients dans l’outil dédié
  • Assurer la gestion des réservations en collaboration avec la responsable événementiel
  • Participer, avec la responsable du service à l’élaboration et à la mise en oeuvre d’un calendrier événementiel
  • Tâches administratives : élaboration des plannings, contribution aux montages/démontages, gestion budget et stock
  • Veiller au respect des process achats et de validation interne (respect des CGV, traiteur, location de mobilier, prestataires techniques. etc.)

 Avant l’événement :

  • Prise de besoins des clients
  • Organisation et gestion de visite de repérage,
  • Réponses aux clients :
    • Envoi de devis,
    • Réalisation et envoi des plans d’implantation pour validation client
  • Gestion de projet événementiel
    • Echange sur le déroulé,
    • Mise à jour du devis ci-besoin
    • Répondre aux besoins des clients
    • Faire appel aux prestataires/fournisseurs en fonction du cahier des charges :
      • Gestion des devis
      • Gestion des commandes
      • Organiser et gérer la livraison des commandes
      • Organiser et gérer la reprise du matériel
    • Coordonner le montage des installations
      • S’assurer de la bonne installation des prestataires, fournisseurs
      • Tester les installations avec le client pour lui assurer une bonne prise en main des outils
      • Passer le dérouler en revue avec le client la veille de l’événement pour s’assurer que tout est bien contrôlé (pas de nouvelles demandes… gérer les demandes urgentes

Pendant l’événement :

  • Coordination le jour-j
    • Accueil du client,
    • Accueil des participants
    • Coordination de l’évènement
    • Gérer les prestataires (accueil ssiap…)
    • Gérer les imprévus de dernières minutes (parking d’une personne à mobilité réduite, à installation d’une visio, coupure de courant, pas de wifi, non réception du pdj)
    • En soutient de l’équipe accueil tout au long de la journée pour gérer les flux (pause, Pass sanitaire…)
    • Gérer la permanence sanitaire

Après l’événement :

  • S’assurer du bon démontage des installations
    • Planning avec les prestataires/fournisseurs internes et externes (ménage par exemple…)
    • S’assurer que les équipements fonctionnent : état des lieux
    • Inventaire et rangement des accessoires (stylos, calepins, câbles, multiprise…)
    • Rangement dans la réserve des éléments
    • Suivi du stock
  • Donner les éléments en vue de la facturation
  • Envoi d’un questionnaire de satisfaction client

Liste de missions pouvant évoluer selon le besoin client.

Profil / Compétences

Compétences humaines :

  • Le sens de l’écoute
  • Capacité à communiquer
  • Esprit d’entraide et collaboratif
  • Savoir travailler en équipe
  • Une grande agilité et flexibilité
  • Rigueur
  • Autonomie
  • Le sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Flexible aux contraintes du métier

Compétences comportementales :

  • Capacité à gérer le stress
  • Adaptabilité
  • Sens relationnel
  • Réactivité
  • Responsabilité
  • Savoir prioriser
  • Excellente présentation
  • Réelle aisance relationnelle
  • Dynamisme

 

Compétences professionnelles :

  • Travailler avec l’équipe évènementiel
  • Travailler avec l’ensemble des prestataires intervenant sur les événements (internes ou externes) et les membres de Hall 32
  • Être garant de la bonne image de marque de Hall 32
  • Logiciels bureautiques : suite office, création suite adobe et Autocad

Postuler

    Télécharge votre CV (pdf < 2 Mo) :

    Télécharge votre Lettre de motivation (pdf < 2Mo) :

    Les champs précédés de * sont obligatoires