Comment organiser un salon professionnel ?
Tout part de l’objectif : générer des contacts, présenter des nouveautés ou fédérer une filière. On en déduit le public visé, le format (exposants, conférences, ateliers) et le budget. Viennent ensuite le choix du lieu, la recherche des exposants et des partenaires, le programme, la communication et la logistique le jour J.
Combien de temps à l’avance faut-il préparer un salon professionnel ?
Comptez 9 à 12 mois pour une première édition. C’est le temps qu’il faut pour réserver le lieu, recruter les exposants et lancer la communication. Pour un événement récurrent, 6 mois suffisent souvent, à condition de reconduire le lieu dès la fin de l’édition précédente.
Comment choisir le lieu d’un salon professionnel ?
Quatre critères comptent :
- la capacité d’accueil : visiteurs et nombre de stands ;
- la modularité : plénière, ateliers et exposition sur un même site ;
- l’accessibilité : transports, parkings ;
- les services intégrés : technique, restauration, accueil.
Un lieu qui regroupe tout évite de multiplier les prestataires.
Quels espaces prévoir pour un salon professionnel ?
Au minimum :
- une zone d’exposition pour les stands ;
- un espace de conférence ou un auditorium ;
- des salles pour les ateliers ;
- un espace de pause et de networking ;
- un accueil pour les badges.
Les flux entre ces espaces font le succès du salon : chaque pause doit faire passer les visiteurs devant les exposants.
Quels sont les principaux postes de budget d’un salon professionnel ?
- la location du lieu ;
- l’aménagement des stands ;
- la technique (son, vidéo, wifi) ;
- la restauration ;
- la communication ;
- l’accueil et la sécurité.
Les recettes viennent surtout de la vente des stands, du sponsoring et, parfois, de la billetterie.